FabrykaWafelkow.pl – Budowa i Skalowanie Lidera Rynku Zabawek Premium

Stworzenie od podstaw zintegrowanego ekosystemu e-commerce, który obsłużył ponad 200 000 klientów i wygenerował ponad 8 milionów PLN rocznego przychodu.

Podsumowanie Projektu

Klient: FabrykaWafelkow.pl, jeden z trzech najbardziej rozpoznawalnych sklepów z zabawkami premium w Polsce.

Wyzwanie: Przekształcenie startupu w dojrzały biznes e-commerce zdolny do obsługi tysięcy zamówień, zarządzania dynamicznym katalogiem 20 000 produktów od ponad 40 dostawców i konkurowania na niezwykle wymagającym rynku. Kluczowe było stworzenie skalowalnej, zautomatyzowanej i wydajnej infrastruktury technologicznej.

Rozwiązanie: Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowy, zintegrowany ekosystem e-commerce. Połączyliśmy platformę sklepową (ewoluującą z PrestaShop do Shopware) z systemem ERP (Asseco WF-Mag) oraz siecią dostawców, tworząc w pełni zautomatyzowany przepływ danych i procesów – od zamówienia klienta, przez realizację w magazynie, aż po fakturowanie i wysyłkę.

Wyniki:

• Wzrost i Skala: Osiągnięcie pozycji w TOP 3 sklepów w branży z rocznym przychodem na poziomie 8+ mln PLN.
• Automatyzacja: Pełna synchronizacja danych, eliminująca błędy i redukująca koszty operacyjne.
• Efektywność: Procesy magazynowe o zerowej błędności i system zapewniający stałą dostępność 20 000 produktów.
• Innowacyjność: Stworzenie autorskich, oszczędnych rozwiązań (m.in. do automatyzacji cen), które konkurowały z drogimi systemami klasy enterprise.

Wyzwanie Biznesowe

FabrykaWafelkow.pl stanęła przed wyzwaniami typowymi dla dynamicznie rosnącego e-commerce:

1. Zarządzanie Skalą: Ręczne procesy stawały się wąskim gardłem. Rosnąca liczba zamówień, produktów i dostawców wymagała pełnej automatyzacji, aby uniknąć błędów i opóźnień.
2. Złożoność Asortymentu: Efektywne zarządzanie katalogiem 15 000 - 20 000 aktywnych produktów (SKU), z codziennymi aktualizacjami od ponad 40 dostawców, było niemożliwe bez zaawansowanego systemu.
3. Optymalizacja Zapasów: Utrzymanie wysokiej dostępności produktów przy jednoczesnym unikaniu zamrażania kapitału w towarze wymagało inteligentnej strategii łączącej własny magazyn z modelem cross-dock/dropshipping.
4. Konkurencyjność Cenowa: Ręczne monitorowanie cen i ich aktualizacja dla tak szerokiego asortymentu były nieefektywne i uniemożliwiały szybką reakcję na ruchy konkurencji.

Wdrożone Rozwiązania – Architektura Sukcesu

Aby sprostać tym wyzwaniom, zbudowaliśmy spójny i zautomatyzowany ekosystem technologiczny.

1. Zintegrowany Ekosystem E-commerce klasy Enterprise

Stworzyliśmy centralny system nerwowy biznesu, integrując:

• Platformę E-commerce: Migracja i rozwój z PrestaShop na bardziej skalowalny Shopware.
• System ERP: Głęboka integracja z Asseco WF-Mag synchronizująca w czasie rzeczywistym zamówienia, stany magazynowe, faktury i zamówienia do dostawców.
• Automatyczny Przepływ Danych: Stworzyliśmy płynny obieg informacji między sklepem, magazynem, systemem ERP a firmami kurierskimi.

2. Inteligentne Zarządzanie Zapasami i Zamówieniami

Wdrożyliśmy hybrydowy model zarządzania zapasami, który optymalizował dostępność i koszty:

• Strategia Magazynowa: 35% najlepiej rotujących produktów utrzymywanych na własnym stanie magazynowym; 65% asortymentu zamawiane automatycznie od dostawców w momencie złożenia zamówienia przez klienta.
• Automatyzacja Zamówień: System w czasie rzeczywistym analizował zamówienia klientów i automatycznie generował zamówienia do odpowiednich dostawców, gwarantując dostępność całego katalogu bez ryzyka braku towaru.
• Centralny Magazyn: Wszystkie produkty, niezależnie od modelu, przechodziły przez magazyn o powierzchni 300 m², co zapewniało kontrolę jakości i ujednolicony standard obsługi klienta.

3. Zaawansowana Sieć Integracji z Dostawcami

Zbudowaliśmy sieć ponad 40 połączeń API/XML z dostawcami, która przetwarzała ponad 40 000 aktualizacji produktowych dziennie (ceny, stany, nowe produkty). Kluczowe elementy:

• Inteligentne algorytmy do mapowania i kategoryzacji produktów.
• Automatyczne wykrywanie nowości i rozszerzanie katalogu.
• Pełna synchronizacja stanów magazynowych, eliminująca sprzedaż produktów, które właśnie się wyczerpały u dostawcy.

4. Autorski System Automatyzacji Cen (Pricing Intelligence)

Zamiast inwestować w drogie narzędzia komercyjne, stworzyliśmy własny, niezwykle efektywny system do zarządzania cenami:

• Monitoring Konkurencji: Śledzenie cen w czasie rzeczywistym i automatyczne dostosowywanie własnej oferty.
• Dynamiczne Reguły Cenowe: Możliwość ustawiania cen w oparciu o marżę, pozycję konkurencji, poziom zapasów i strategię (inne reguły dla towaru z własnego magazynu, inne dla zamawianego na żądanie).
• Efekt: Codzienna optymalizacja cen dla całego katalogu 20 000 SKU, zapewniająca maksymalizację zysku i utrzymanie konkurencyjności.

5. Analityka Biznesowa (Business Intelligence)

Wdrożyliśmy otwarte oprogramowanie Metabase, aby dać klientowi pełen wgląd w działanie biznesu. Pulpity menedżerskie dostarczały w czasie rzeczywistym kluczowych danych, m.in.:

• Analiza sprzedaży i rentowności poszczególnych produktów i marek.
• Śledzenie rotacji zapasów i efektywności strategii magazynowej.
• Prognozowanie popytu sezonowego w celu optymalizacji punktów ponownego zamówienia.

Wyniki i Korzyści Biznesowe

Wdrożony ekosystem technologiczny przełożył się bezpośrednio na wymierne sukcesy biznesowe:

• Przychody: Ponad 8 milionów PLN rocznego przychodu w szczytowym okresie.
• Baza Klientów: Zaufanie ponad 200 000 klientów.
• Skalowalność: Architektura zdolna do obsłużenia 10-krotnego wzrostu ruchu bez większych modyfikacji.
• Niezawodność: Wdrożenia bez przerw w działaniu (zero-downtime) nawet w najgorętszych okresach sprzedażowych, jak Dzień Dziecka czy Boże Narodzenie.
• Dokładność: Ponad 99,9% dokładności zamówień dzięki pełnej automatyzacji.
• Efektywność Kosztowa: Autorskie rozwiązania technologiczne zapewniły funkcjonalność systemów enterprise przy znacznie niższych kosztach.

To 13-letnie doświadczenie to nie tylko historia sukcesu biznesowego. To dowód na to, jak dogłębne zrozumienie procesów e-commerce i innowacyjne podejście technologiczne mogą przekształcić startup w lidera rynku.