Automatyczne kategoryzowanie i archiwizowanie dokumentów firmowych (faktur, umów, dokumentów)
Faktura od przewoźnika, umowa z dostawcą sprzed roku, rachunek za hosting z poprzedniego kwartału. Brzmi znajomo? W firmie dokumentów przybywa szybciej niż czasu na ich porządkowanie. Wdrożyliśmy system, który robi to za nas - automatycznie kategoryzuje dokumenty, wyciąga dane z faktur i udostępnia księgowemu. Oto jak to działa w praktyce.
Ile czasu naprawdę tracisz na dokumenty?
Zanim przejdziemy do rozwiązania, warto uświadomić sobie skalę problemu. Badania wskazują, że pracownicy mogą tracić nawet 1,8 godziny dziennie na szukanie informacji i dokumentów. Według analiz IDC to ponad 5 godzin tygodniowo. Z kolei ankieta Adobe z 2023 roku wskazuje, że 48% pracowników ma problem ze szybkim znalezieniem potrzebnych plików, a 95% doświadczyło frustracji podczas ich szukania.
W e-commerce problem się mnoży. Faktury od hurtowni, dokumenty od przewoźników, rozliczenia z marketplace'ów, umowy z dostawcami, rachunki za hosting i dziesiątki subskrypcji SaaS-owych. Każdy kanał sprzedaży to osobny strumień dokumentów.
Rozwiązanie: agregator dokumentów z AI
Wdrożyliśmy system oparty na trzech elementach:
Paperless-ngx to open-source'owy agregator dokumentów. Zbiera wszystkie pliki w jednym miejscu, przepuszcza przez OCR (rozpoznawanie tekstu) i pozwala je tagować, filtrować oraz przeszukiwać.
n8n to silnik automatyzacji. Reaguje na nowe dokumenty i uruchamia dalsze procesy - w naszym przypadku wysyła fakturę do analizy AI i aktualizuje dane w Paperless.
AI Claude Haiku API (Anthropic) to model AI, który analizuje treść faktury i wyciąga z niej konkretne dane: kwotę netto i brutto, NIP kontrahenta, datę płatności, kategorię kosztu.
Efekt? Wrzucasz fakturę - system sam ją klasyfikuje i wypełnia pola. Możesz filtrować, tworzyć widoki i eksportować dane do dalszej analizy.
flowchart TB
subgraph input[" 📥 ŹRÓDŁA DOKUMENTÓW"]
A1[📧 Email]
A2[💾 Udostępniony dysk]
A3[🌐 Interfejs web]
A4[📱 Aplikacja mobilna]
end
subgraph processing[" ⚙️ PRZETWARZANIE"]
B[Paperless-ngx
OCR + indeksowanie]
C{Typ dokumentu?}
D[n8n + Claude AI
ekstrakcja danych]
E[Automatyczne tagi
+ archiwizacja]
end
subgraph output[" 📤 REZULTAT"]
F[Wypełnione pola
kwota, NIP, kategoria]
G[📊 Widoki i filtry]
H[📁 Eksport dla księgowego]
I[🔍 Wyszukiwanie po treści]
end
input --> B
B --> C
C -->|Faktura| D
C -->|Umowa / Inne| E
D --> F
F --> G
F --> H
E --> I
style input fill:#e0f2fe,stroke:#0284c7
style processing fill:#f3e8ff,stroke:#9333ea
style output fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
Wiele sposobów dodawania dokumentów
System przyjmuje dokumenty z różnych źródeł - wszystkie trafiają do tego samego miejsca i przechodzą tę samą automatyzację:
Email - przekazujesz fakturę na dedykowany adres, system przetwarza ją automatycznie. Przydatne dla faktur, które i tak przychodzą mailem.
Udostępniony dysk - folder na komputerze synchronizowany z systemem. Wrzucasz plik, reszta dzieje się sama. Działa przez Sambę, NFS lub synchronizację w tle.
Interfejs web - przeciągasz i upuszczasz pliki w przeglądarce. Najprostszy sposób na szybkie dodanie pojedynczego dokumentu.
Aplikacja mobilna - robisz zdjęcie faktury telefonem, trafia prosto do systemu. Szczególnie przydatne dla papierowych paragonów i rachunków.
Niezależnie od źródła, każdy dokument przechodzi przez OCR i - jeśli to faktura - przez analizę AI.
Paperless-ngx: więcej niż archiwum faktur
Paperless to nie tylko faktury. W jednym miejscu trzymamy:
Faktury - automatyczna klasyfikacja przez AI, wypełnione pola z kwotami, datami, NIP-ami. Możliwość filtrowania po kategorii kosztu, kontrahencie, dacie.
Umowy - OCR pozwala przeszukiwać treść dokumentów. Zamiast przekopywać foldery, wpisujesz "umowa Allegro prowizja" i znajdujesz dokument po fragmencie tekstu.
Dokumenty firmowe - certyfikaty, licencje, regulaminy, polisy. Wszystko otagowane i dostępne z każdego miejsca.
Korespondencja - ważne maile, pisma, decyzje. Zamiast szukać w skrzynce sprzed dwóch lat - masz w systemie.
Dostęp przez przeglądarkę, z dowolnego urządzenia. Dane zostają na Twoim serwerze - pełna kontrola nad tym, gdzie są przechowywane.
Automatyzacja faktur: AI w praktyce
Jak wygląda przepływ dla faktury kosztowej?
- Wrzucasz PDF (mailem, przez dysk lub interfejs web)
- Paperless przepuszcza dokument przez OCR i indeksuje treść
- Webhook powiadamia n8n o nowym dokumencie
- n8n pobiera plik i wysyła do Claude Haiku API
- AI analizuje fakturę i zwraca dane: kwota netto/brutto, NIP, data wystawienia, data płatności, kategoria kosztu
- n8n aktualizuje custom fields w Paperless przez API
- Dokument jest gotowy - otagowany, z wypełnionymi polami
Kategorie kosztów definiujesz sam. U nas to: hosting, subskrypcje, marketing, usługi, sprzęt, biuro, telekomunikacja i inne. AI przypisuje kategorię na podstawie treści faktury - faktura od OVH trafia do "hosting", od Meta do "marketing".
Eksport dla księgowego - Paperless ma wbudowany eksporter dokumentów do struktury folderów (rok/miesiąc). Metadane (kwoty, kategorie) dostępne są przez API. W ramach wdrożenia przygotowujemy workflow n8n, który generuje raport CSV z wybranymi dokumentami i wysyła go mailem lub zapisuje na dysku. Księgowy dostaje uporządkowane pliki bez ręcznego pakowania ZIP-ów.
Korzyści biznesowe
Czas - Wpisujesz frazę, filtrujesz po dacie lub kategorii - masz wynik w sekundach.
Porządek - wszystkie dokumenty w jednym miejscu. Nie musisz pamiętać, czy faktura jest w mailu, na Dysku Google czy w folderze "Do rozliczenia".
Kontrola kosztów - widoki per kategoria pokazują, ile wydajesz na marketing, hosting czy subskrypcje. Możesz eksportować dane do arkusza i analizować trendy.
Współpraca z księgowym - zamiast ręcznie kompletować dokumenty co miesiąc, eksportujesz je jednym kliknięciem. Albo dajesz księgowemu dostęp przez SFTP do uporządkowanej struktury.
Skalowalność - system działa tak samo przy 50 jak przy 500 dokumentach miesięcznie. AI nie męczy się i nie popełnia błędów z roztargnienia.
Bezpieczeństwo - dane na Twoim serwerze, pełna kontrola nad dostępem. Wiesz dokładnie, gdzie są Twoje dokumenty.
A co z KSeF?
Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla polskich firm. Faktury od polskich kontrahentów będą dostępne przez API w formacie XML - z gotowymi danymi (kwota, NIP, data). Czy to oznacza, że automatyzacja straci sens?
Nie. I to z kilku powodów:
Faktury zagraniczne nie trafiają do KSeF. Import usług (Meta Ads, Google, AWS, Stripe, narzędzia SaaS), WNT, zakupy spoza UE - wszystko poza systemem. Dla e-commerce to często spora część kosztów. Te dokumenty nadal wymagają OCR, ekstrakcji danych i archiwizacji.
KSeF nie kategoryzuje biznesowo. System wie, że to faktura od OVH na 500 zł. Nie wie, że to kategoria "hosting". Automatyczna kategoryzacja do Twoich kategorii kosztowych nadal wymaga AI.
Centrum dokumentów to więcej niż faktury. Umowy, certyfikaty, licencje, korespondencja - to wszystko poza KSeF. Jedno miejsce na wszystkie dokumenty firmowe ma sens niezależnie od systemu fakturowego.
Integracja z KSeF. System jest gotowy na pobieranie faktur przez API KSeF - gdy będzie obowiązkowy, faktury polskie trafią automatycznie do tego samego miejsca co zagraniczne i pozostałe dokumenty.
Dla kogo to rozwiązanie?
Nie musisz wiedzieć, że masz problem - wystarczy, że rozpoznasz sytuację:
Sklep internetowy z kilkoma dostawcami - faktury od hurtowni, przewoźników, marketplace'ów.
Firma usługowa z subskrypcjami - hosting, domeny, narzędzia SaaS, licencje. Dziesiątki małych faktur miesięcznie, które łatwo przeoczyć. System sam je kategoryzuje, Ty widzisz ile wydajesz na co.
Jednoosobowa działalność z rosnącą dokumentacją - zaczynałeś od teczki z fakturami, teraz masz chaos w trzech folderach i dwóch skrzynkach mailowych. Czas na porządek.
E-commerce z wieloma kanałami sprzedaży - Allegro, Amazon, własny sklep. Każdy kanał to osobne dokumenty i rozliczenia. Tagowanie per kanał, widoki per źródło, pełna przejrzystość.
Każdy, kto współpracuje z księgowym - koniec z comiesięcznym rytuałem pakowania dokumentów. Księgowy dostaje dostęp do uporządkowanej struktury lub gotowy eksport.
Przedsiębiorca, który chce wiedzieć na co idą pieniądze - nie raporty z systemu księgowego po fakcie, ale bieżący podgląd kosztów per kategoria. CashFlow pod kontrolą.
Zacznijmy od rozmowy
Wdrożenie takiego systemu wymaga dopasowania do specyfiki Twojej firmy - innych kategorii kosztów, innych źródeł dokumentów, innego sposobu współpracy z księgowym.
Oferujemy bezpłatną konsultację, podczas której:
- Przeanalizujemy Twój obecny obieg dokumentów
- Zidentyfikujemy miejsca, gdzie tracisz najwięcej czasu
- Zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do Twojej skali i potrzeb
Jeśli zdecydujesz się na współpracę, wdrażamy kompletny system: Paperless-ngx, automatyzację n8n z AI, eksport dla księgowego i szkolenie z obsługi.
Kontakt:
- Telefon: +48 733 222 570
- Email: [email protected]
Jeden system, wszystkie dokumenty, zero chaosu.